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Referencia (asunto)

Membrete

En el membrete figuran el anagrama o la marca comercial de la empresa, el nombre de la misma, la actividad a que se dedica, la dirección postal y, si existe, la dirección telegráfica, los números telefónicos, el número de télex cuando se posee, las direcciones de las fábricas y las sucursales, las cuentas corrientes bancarias, e! número de identificación fiscal, etcétera.

Suele ir impreso en la parte superior del papel (el membrete puede ocupar el ángulo superior izquierdo o toda la parte superior del papel) a una tinta o a varios colores, y en ausencia de marcas o logotipos puede incluir algún motivo gráfico. Está destinado a hacer visualmente más atractiva la correspondencia y su creación suele encargarse a un dibujante o diseñador gráfico. Algunas empresas confían a un profesional el diseño y la imagen de todos los impresos que utilizan.


 




2) Localidady fecha

La localidad y la fecha constan del nombre de la población y, a veces, también del país de donde se envía la carta, del día, del mes y del año. Como de costumbre se colocan en la parte superior derecha. A veces es necesario agregar el nombre de la población, el de la provincia o el estado, para hacer más claro y correcto este dato. No se repite la localidad si aparece en el membrete.

Entre el nombre de la población y la fecha se coloca siempre una coma. Las fechas pueden escribirse de varias maneras.

Véanse éstos modelos:

Madrid, 22 de julio de 1990. Mayo, 10 de 1991

Caracas, agosto 23 de 1982. 11-7-91.

Bogotá, lunes 14 de julio de 1991. 11-VII-1991.

La más recomendable es la primera forma.

3) Destinatario (dirección)

La dirección se coloca hacia la izquierda, junto al margen. Representa la institución o la persona a quien se dirige la carta. Se anotará en líneas separadas, sin abreviar los datos del destina­tario, así:

—Título o tratamiento con mayúscula inicial.

— Nombre completo en mayúsculas fijas.

— Cargo que desempeña y la entidad, con mayúscula ini­cial; lo mismo la ciudad o el país.

Ejemplos:

Tall. Eléctricos Gonzáles Rubio

Alfareros, 18

41008 Sevilla

Sr. Jaime López Ruiz,


San Rafael, 304, Guatemala.

Aunque gramaticalmente debiera emplearse la coma para separar cada uno de los datos de las señas, ésta puede suprimirse ya que los espacios y las distintas líneas establecen esa sepa­ración.

Generalmente se suprime la palabra "señor" o "señores" cuando se trata de una institución o sociedad. Así resulta mejor dirigir la carta en esta forma:

Antonio Martínez y Cía. Sres. Antonio Martínez y Cía



MARACAIBO qèå MARACAIBO

Referencia (asunto)

La referencia sirve para anunciar al lector sobre el tema o asunto de la carta, señalándose con palabras o con cifras o iniciales. A veces se emplea ia palabra «Asunto».

Veamos estos ejemplos:

Referencia: Aclaración cuenta corriente.

Ref.: — Para la atención del Sr. Suárez.

Ref. C: —• 1655 (C. puede referirse al Dep. de Exportación y 1655, al número de registro de salida de la corresponden­cia).

Ref.:—Remesa.

Asunto: Oferta de víveres.

En algunos impresos para cartas, las referencias se incorporan al

bloque que forma el membrete.


 


 

 

Saludo

El saludo es una expresión de cortesía con que se inicia la carta. Se coloca debajo de la dirección, dejando algunas líneas por el medio. Después del saludo se ponen siempre dos puntos. Las for­mas para el saludo dependen del rango, condición o grado de amistad y confianza de la persona a quien se dirige la carta. Veamos algunos ejemplos:

Señor:

Señores:

Estimado señor:

Estimados señores:

Distinguido señor:

Distinguidos señores:

Estimado amigo:

Respetable señora:

Querido amigo:

Apreciable cliente:

En las cartas puramente comerciales no cabe la cortesía exa­gerada. Las formas «Muy señor mío», «Muy señor nuestro», «Muy señores nuestros», son algo arcaicas. Tampoco es recomendable usar abreviaturas en el saludo, ni continuar la carta en la misma línea del saludo. El escrito resulta mejor debajo de los dos puntos con que se termina el saludo.

6) Cuerpode la carta

El párrafo de apertura es la introducción mediante la cual se prepara al lector a considerar las ideas fundamentales. Debe ser breve, de dos o tres líneas (comienza dos espacios después de la referencia). Como de costumbre, estas frases hacen referencia al mismo o a la última carta o noticia recibida del destinatario. Ejemplos:


Me complace en anunciarles que ...

Confirmamos nuestro acuerdo verba! del día ...

Recibimos su carta del día ...

Tengo el gusto de informarle ...

Nos satisface comunicarle ...

Damos respuesta a su oferta de servicios por atenta carta del

25 de junio ...

En relación con nuestra conversación telefónica, le informo...

De acuerdo con sus instrucciones, adjunto una copia de ...

Gracias por su carta del 3 de mayo de ...

El texto o contenido de la carta comercial se distribuye en varios párrafos. Cada párrafo ha de tratar de un asunto distinto y debe mantenerse entre ellos cierta coherencia o ilación.

Es costumbre muy recomendable numerar los párrafos a fin de poder fácilmente hacer referencia a alguno de ellos. Ejemp­los:

1. — Hemos recibido su cheque por la cantidad de $ 8500 y

de la cual descontamos nuestra comisión correspondi­ente al 10%.

2. — En su próximo pedido, si este excede de $ 100.00, la

comisión se reducirá al 8%.

Este sistema de títulos y números iniciales se practica para cartas extensas y en las que se tratan varios asuntos.

Es muy importante estructurar el cuerpo de la carta de acu­erdo con un orden lógico, que vaya desarrollando el contenido a partir de lo más importante o más concreto, para ir detallando sucesivamente los distintos pormenores y particularidades.

En la correspondencia comercial con muchísima frecuencia figuran cantidades que son objeto de cargo o abono. Estas can­tidades, sobre todo cuando son importantes, detrás de las cifras


 




que las expresan, se repiten en letras puestas entre paréntesis, para evitar errores o manipulaciones.

El primer párrafo del texto debe iniciarse debajo de los dos pun­tos del saludo. Los demás párrafos seguirán esta línea de inicio haciendo por lo tanto una sangría o espacio en blanco en su prin­cipio.

Los diferentes subtemas se escribirán separados por punto aparte. Cuando la extensión de un escrito haga necesario ocu­par una segunda hoja è otras más, estas no deberán llevar el membrete completo, sino el nombre de la empresa, en la parte izquierda de papel, y la indicación "Hoja n0.", también impresa en la derecha.

A continuación del nombre de la empresa se escribirá la fecha abreviada y, separado por unos espacios en blanco, el nombre del destinatario, anotando el número de página a continuación de la correspondiente indicación. Por ejemplo: TALLERES PRADO 8/9/90 Rómulo Gilbert, Hoja n°. 2 08-9-90

7) Despedida

Los párrafos de cierre son aquellos con los cuales breve­mente se termina la comunicación.

El final de la carta lo constituye una frase cortés que sirve de despedida. La estructura de estas frases de despedida depende del grado de confianza o amistad que se tenga con la persona a quien se dirige la carta. Ejemplos:

Aprovechamos esta oportunidad para hacer llegar nuestro saludo;

Espero tener la oportunidad de atender sus pedidos; Ojalá su pedido sea el inicio de una provechosa relación comer­cial para...;


Espero haber contribuido a fortalecer las magníficas relaciones que siempre han unido a nuestras empresas; Hacemos propicia la ocasión para reiterarle nuestra confianza y amistad comercial;

Esperamos tener el honor de tratar con usted; Expresamos una vez más nuestro agradecimiento; Atentamente les saludan...;

Sin otro particular que comunicarle, quedo de usted muy atentamente;

Quedamos a su disposición; Quedo muy atentamente a sus ordenes; En espera de sus gratas órdenes, queda de usted afectísi­mo...;

Les saludamos atentamente; Atentamente; Cordialmente;

Nos suscribimos atentamente; Cordial saludo; Sinceramente;

Antefirma y firma

En las fórmulas de despedida deben evitarse tanto las frases ampulosas como los formulismos arcaicos e innecesarios, pro­curando en su lugarconcluir los escritos con sencillez y natu­ralidad. Hay que arrinconar definitivamente fórmulas como las siguientes:

q. e. s. m. (que estrecha su mano)

su affmo. s.s. (su afectísimo seguro servidor)

se reiteran de ustedes sus attos y affmos. (...sus atentos y

afectísimos)


 


 

Hoy son mucho más aceptables las fórmulas simples.

La antefirma, como la palabra lo indica, se coloca antes de la firma y constituye el título de la persona que firma o suscribe la carta o el nombre o razón social de la compañía, industria, insti­tución, etc.

Ejemplo:

El Secretario General (Antefirma)

Dr. Jacinto Ramírez (Firma)

Banco Nacional de México El Administrador Rafael Díaz

Es muy co.nveniente escribir, además de la firma manuscrita que a veces resulta ilegible, el nombre del firmante con la máqui­na: así se evitarán errores de interpretación.

La firma consta del nombre que suscribe la carta, cuando éste va solo; el de la Compañía o Sociedad; o del gerente, gerente gene­ral, director administrativo, administrador o apoderado.

Cuando el firmante no tiene poder legal, debe anteponer las le­tras P.O. (por orden), RA. (por autorización).

Ejemplos:

P.O. Ricardo Liama Eugenio Roque. P.A. Rogelio Muñoz Ignacio Méndez.

Anexos (inclusos)

Después de la firma, un poco más abajo y hacia la izquierda suele poner una relación de papeles o documentos que acom­pañan el escrito.


Ejemplos:

Anexos: Recibos 1 y 2. 2 facturas. Nueva lista de precios.

La postdata y lanota bene. Cuando después de terminada la carta se advierte algunaomisión o se logró undato o informe pos­terior, este puede notificarse al final en unpárrafo adicional que va precedido de las letras P. D.o P. S., inicialesde «postdata», «post scríptum». Debeevitarse eluso de lapostdata: es preferible hacer una nuevacarta.

Para hacer alguna observación especial, en el lugar en que se coloca la postdata suele añadirse una nota sucinta con las iniciales N. B.

Muchas veces todos esos títulos de «postdata», «post scríp­tum», «nota bene», se sustituyen con la palabra «NOTA».

10) Iniciales de identificación

Las iniciales son contraseñas que indican el nombre del empleado que escribió la carta; se ponen al pie de ésta y al lado izquierdo. Si la carta fue dictada deben ponerse las iniciales del que la dictó y del mecanógrafo. Ejemplos:

RM/AR. (dictada por Ramón Martín y mecanografiada por Antonio Ríos). El visado de lacarta, que se hace generalmente con las iniciales del visador, se coloca después de las iniciales o en un lugar que no afee la estructura o disposición de la misma. (Véase nuevamente el Modelo y obsérvese todos los detalles y elementos que integran la carta).


 



Modelo tradicional de distribución de distintas partes de la carta comercial (Modelo N° 1)

MONTES Y CÍA

(1) Plaza Real, 42
09007 Burgos

(2) Burgos, 8 de junio de 19.
Sr. Fernando Rodríguez

(3) Robledo, 11 42003 Soria

(4) Ref: Contrato N° 31/5 8

(5) Estimado señor:

(6) Hemos recibido su atenta carta..............................

(7) En espera de sus prontas noticias, le saludamos atenta­
mente,

(8) Director comercial

Rafael Tejeda Ruiz

(9) Anexo (Inclusos): Lista de precios.

Nuevo catálogo

(10) RT/JA

[1) Membrete; 2) Localidad y fecha; 3) Destinatario (dirección); 4) Referencia (asunto); 5) Saludo; 6) Cuerpo de la carta; 7) Despedida; 8) Antefirma, firma; 9) Anexos (inclusos); 10) Ini­ciales de identificación].


 

II

CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES Y SUS DIFERENTES MODELOS

Hay diferentes clasificaciones de cartas comerciales. Indiquem­os los siguientes tipos de correspondencia comercial: cartas de pe­dido, cartas de solicitud (entre ellas, cartas de solicitud de informes comerciales), cartas de crédito, cartas de remesa, cartas de co­branza, cartas de reclamación (de reclame), cartas de venta (de propaganda), memorando, cartas de invitación, cartas que preceden la firma de un contrato, etc.

1. CARTAS DE PEDIDO

La mayor parte de las comunicaciones en una empresa comer­cial son cartas de pedido o notas de pedido; incluyen toda la infor­mación que el lector necesita para satisfacer su solicitud: pedido de informes, pedido de mercancías, acuse del pedido, etc. (Anteriora la carta de pedido de las mercancías, generalmente se escribe una carta de petición de datos, precios y condiciones de pago). Este tipo de comunicación debe:

— Ser breve y cortés; tener un destinatario determinado.

— No debe omitir detalles.

— Especificar el número del pedido.

— Tener referencia de catálogos.

 



— Tener referencia y descripción de artículos.

— Señalar instrucciones de embarque.

— Especificar formas de pago.

— Señalar valor unitario.

— Indicar valor total.


Date: 2015-12-11; view: 7099


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