Damit Sie beim Business-Talk immer auf Draht sind: Wer die acht Grundregeln der Kommunikation am Hörer beachtet, kann seine Firma und sich effektiver präsentieren.
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M • Aufrechtes Sitzen (oder sogar Stehen) macht Ihre Stimme freier und rester, weil Sie besser atmen können. Klemmen Sieden Hörer möglichst nicht zwischen Schulter und Wange, um etwas aufzuschreiben. Sie sprechen dann unwillkürlich gedrückter.
• Eine gute Vorbereitung wird
von Ihrem Gesprächspartner garantiert honoriert, weil sie Professionalität und Aufmerksamkeit signalisiert. Dabei kann eine standardisierte Checkliste, die auf Ihre persönlichen Anforderungen zugeschnitten ist, helfen: Welche Fragen habe ich, welche können auf mich zukommen? Was beinhaltete der letzte
Schriftwechsel' Und so weiter. |ede treffende Antwort macht Sie selbstsicherer.
Die ersten Sekunden ei
Ein angenehmes Gesprächsklimaerzeugt man auch durch eine persönliche Atmosphäre. Das beste Mittel dazu ist der Name des Gesprächsparcners. den man häufig;, aber nichc allzu häufig
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nennen sollte. Dadurch schaffen Sie eine eher vertraute Situation. Auch hat es sich bewährt, immer wieder Worte persönlicher Anerkennung einzustreuen. Zum Beispiel: „Danke, daß Sie gleich angerufen haben." Übertreiben Sie dabei allerdings nicht - das wirkt wie ein Kalkül und damit 'unecht.
O« Auch die
Genauigkeit ist ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg oder Mißerfolg eines Telefonats. Gerade wenn Abmachungen Betroffen werden, können Mißverständnisse fatale Wirkungen haben. Hören Sie sehr konzentriert zu. Sollten Sie das Gefühl haben. dal> man zwar das gleiche sage, aber nicht das gleiche meint, haljen Sie höflich nach und präzisieren! die Absprache, bis
Was Sie bei Gesprächen unbedingt vermeiden sollten
Meist sind es nur leicht korrigierbare Kleinigkeiten,die den Erfolg gefährden.
• Desinteressedemonstrierende Säcze wie „Der ist noch nicht dau oder „Keine Ahnung, wann die kommt" dürfen niemals fallen.Müssen Sie das Telefon eines Kollegen - oder sogar das Ihres Chefs
- bedienen, sollten Sie in einem gut organisierten Unternehmen immer wissen,wo sich der gewünschte Gesprächspartner wie lange aufhält.
0 Launen zeigen -wenn Sie einen schlechten Tag erwischt haben, ist das grundsätzlich Ihr Problem. Niemals das des Gesprächspartners. Mitarbeiter, die sich nicht beherrschen können,ihren (möglicherweise privaten) Ärger außen vor zu lassen, richten am Image eines Unternehmens irreparablen Schaden an.
Sich mit „hallo?" melden - der
Anrufer möchte (zumindest unbe-wußt) erst einmal erfahren, ob er richtig verbunden ist. Nennen Sie also nach dem Abheben stets Ihren Namen, die Firma und Ihre Abteilung.Genauso schlimm ist es, die Bezeichnungen wie eine lästige Pflicht herunterzuleiern.
• Schnell und undeutlich reden— besonders im Fall eines Anrufbe-antworters. Eine Tonbandnachricht sollte ruhig, deutlich und freundlichgesprochen werden. Hinterlassen Sie auch immer die Uhrzeitund Ihre Telefonnummer,die Sie einmal wiederholen.
Ungelegen anrufen -es gibt Zeiten, in denen man lieber nicht zum Telefonhörer greiftund drängelt: etwa kurz vor einer Konferenz des Geschäftspartners von der Sie wissen, kurz vor Feierabend, einen Tag vor dem geplanten Urlaub.