Nejprve si označte buňku, ve které chcete, aby se zobrazil výsledek. Vzorec můžete zadávat přímo v dané buňce nebo v řádku vzorců.
Každý vzorec však musí začínat znakem rovná se (=). Tím Excel pozná, že chcete vytvářet vzorec. Další části vzorce již doplníte psaním odkazů na buňky a operátorů nebo kombinováním psaní a výběru myší. Klepnutím na potvrzovací tlačítko Zadat nebo stiskem klávesy Enter či Tabulátoru psaní vzorce vždy dokončíte.
Představte si, že potřebujete vypočítat cenu zboží s DPH, když víte, že cena bez DPH je 1383 Kč a DPH je 19 %.
V takovém případě si nejprve klepněte na buňku, kde má být výsledek, tedy na buňku C2. Potom již zapište znak =. Vzorec nyní můžete celý postupně vypsat přímo z klávesnice nebo ho můžete doplnit pomocí myši a klávesnice.
Rychlejší je však pro zadávání adres použít myš, a to tak, že nyní klepnete myší na buňku A2. Buňka se ohraničí běhajícími přerušovanými okraji a její adresa se objeví v řádku vzorců. Potom napíšete znaménko plus a klepnete znovu na buňku A2, dále znaménko pro násobení * a klepnete na buňku B2. Stiskem klávesy Enter nebo Tabulátoru psaní vzorce ukončíte. V buňce C2 se hned zobrazí výsledek a na řádku vzorců bude i nadále vidět vzorec, na základě kterého výsledek vznikl.
A jaké vzorce vlastně můžete mít? Dalo by se říci, že opravdu různé. Zkuste se podívat na některé z následujících. Zároveň si všimněte, že se v nich mohou nacházet matematické operátory, závorky, procenta atd.:
= A2*B2+P23
= C5+D5*5%
= (D8-E8)/A2
= "cena s DPH je: "& C2 &" korun"
= A2>D2
Operátory ve vzorcích
Ve vzorcích se používají operátory, pomocí kterých říkáte, co potřebujete vypočítat (například součet, podíl, srovnání čísel). Operátory jsou rozděleny do čtyř hlavních skupin, a to aritmetické, relační, textové a odkazové.
S aritmetickými operátory se setkáváte prakticky již od první třídy, proto je určitě dobře znáte. Patří sem + sčítání, - odečítání, * násobení, / dělení, % procenta a ^ umocnění.
Při tvorbě vzorců se prostě jednoduše zapíší operace pomocí operátorů, například = A5*21% vypočítá 21% z čísla v buňce A5. Výraz = A2+C2 zase vypočítá součet čísel v buňkách A2 a C2.
Složitější vzorce (například B4*C2-(D3*19%)) jsou vytvářeny kombinací operátorů a závorek.
Pomocí relačních operátorů se porovnávají dvě různé hodnoty.
Obvykle jsou spojeny s logickými funkcemi nebo výběry. Mezi relační operátory patří = rovno, > větší než, >= větší nebo rovno, < menší než, <= menší nebo rovno, <> není rovno.
Textovým operátorem v Excelu je & (ampersand). Používá se při spojování textu. Jestliže jsou například v buňce A1 slova "cena s DPH je" a v buňce C1 slovo "vyšší", pak vzorec = A1 & C1 vytvoří řetězec "cena s DPH je vyšší". Jinak při zpracování textů se často používají takzvané textové funkce.
K důležitým patří též odkazové operátory. Běžně se totiž používá odkaz na buňky (například A1, C5) nebo na skupinu buněk (například C2:C10). Výraz C2:C10 odkazuje nejenom na buňky C2 a C10, ale zároveň na všechny buňky mezi nimi. Použitím dvojtečky jako oddělovače se zároveň definuje i celá oblast mezi první a poslední uvedenou buňkou. Pokud byste mezi stejné buňky umístili středník (například C2;C10), výraz se bude odkazovat pouze na buňky C2 a C10. V praxi se využívá i kombinace obou operátorů (například C2:C6;E8:E10).