TEXTOS PROTOCOLARIOS

Textos protocolarios 12

1. Cartas de ocasión especial

1.1. Autopresentación 13

1.2. Bienvenida 14

1.3. Saludo 15

1.4. Incorporación de un nuevo socio 16

1.5. Nombramiento o dimisión de un socio 18

Ejercicios 20

Suplemento: tarjeta personal 27

2. Felicitaciones y pésames

2.1. Nombramiento o promoción 28

2.2. Aniversario en el cargo de la empresa 29

2.3. Apertura de una nueva sucursal 31

2.4. Felicitación personal 31

2.5. Cumpleaños 32

2.6. Felicitación de Navidad 33

2.7. Pésame 34

Ejercicios 35

Suplemento 1: nota de regalo 41

Suplemento 2: esquela 41

3. Visitas e invitación

3.1. Petición o comunicación de visita 43

3.2. Confirmación de fecha o cancelación de visita 44

3.3. Carta de invitación 46

3.4. Aceptación de la invitación 47

3.5. Cartas de agradecimiento 47

Ejercicios 50

Suplemento: tarjeta de invitación 57

Avisos

4.1. Aviso de constitución de una empresa 59

4.2. Aviso de apertura de una nueva sucursal 60

4.3. Aviso del cambio de razón social y domicillo 61

4.4. Aviso del cambio de sistema contable 62

Ejercicios 64

Correspondencia con hoteles

5.1. Solicitud de información 70

5.2. Reserva individual y para un grupo 71

5.3. Reserva para un congreso 72

5.4. Respuesta negativa del hotel 73

5.5. Respuesta afirmativa del hotel 74

Ejercicios 76

Suplemento: Categorías de hoteles y sus generalidades 82

6. Correspondencia de relación con cualquier tipo de solicitud

6.1. Solicitud de datos a una entidad pública 84

6.2. Solicitud o instancia 85

6.3. Solicitud individual sobre cursos de formación 86

6.4. Solicitud de una empresa relativa a los estudios 87

6.5. Solicitud de empleo 88

Ejercicios 91

Suplemento: Currículum Vitae 98

Anexos

Abreviaturas de cortesía y tratamiento 100

Tratamientos 101

Material de consulta 103

INTRODUCCIÓN

La cartaes la forma de comunicación escrita más frecuente.

La correspondencia aplicada a las relaciones familiares o de amistad constituye la llamada correspondencia particular o privada. La correspondencia recibe el nombre de comercial cuando se aplica a los negocios y es un instrumento de trabajo importante ya que es la intermediaria entre las relaciones cliente-proveedor y el lazo que une la mayor parte de las transacciones comerciales.

Como consejos a la hora de escribir y mandar una carta, en general, se puede decir:

Hay que tratar de evitar los términos equívocos que puedan inducir a error al posterior lector, o que no expresen exactamente la idea del remitente.

Se debe tener en cuenta que la palabra escrita compromete. En un momento puede incluso usarse como prueba contra quien la escribió. Por este motivo, hay que evitar palabras o frases que puedan comprometernos o perjudicarnos en el caso de que terceros pudieran acceder a la carta.

Se aconseja no escribir cartas largas. Es preferible concretar y evitar repeticiones inútiles para no hacer aburrida la lectura.

La correspondencia particular o privada, como su nombre indica, es la que circula entre familiares, amigos o conocidos, o entre particulares y empresas e instituciones, y acostumbra versar sobre asuntos privados. En la correpondencia privada existe una libertad de expresión mucho mayor que en otros tipos de comunicaciones, como la comercial, por ejemplo.

Siempre se firma a mano. Se puede añadir algunas frases de despedida, a mano, si la carta ha sido mecanografiada.

Las partes esenciales de una carta son : encabezamiento, cuerpo de la carta y cierre o complementos.

El encabezamiento abarca la parte superior del papel y comprende los siguientes apartados:

· membrete

· fecha

· dirección interior

· asunto u objeto

· referencias

· línea de atención

· saludo.

El membrete va impreso en la parte superior del papel, y ocupa toda la cabecera o bien solamente la parte central. En algunas ocasiones puede figurar en la parte superior izquierda.

El membrete puede estar impreso a una o varias tintas, y en él suele aparecer algún dibujo, como la marca comercial, el logotipo o el anagrama de la empresa, etc.

Cuando el membrete no viene impreso se coloca el nombre y la dirección del que escribe en la parte superior derecha de la página.

Además del nombre de la empresa, el membrete debe contener otros datos, como la actividad de la firma, el domicilio, el número de teléfono y del télex, fax, correo electrónico si lo hay, etc.

Ejemplo:

La fecha se pone debajo del membrete, generalmente en la parte superior derecha, calculando su extensión de modo tal que termine a unos 2 cm del margen del papel. Se escribe primero el día en cifras, a continuación la preposición de seguida del nombre del mes en minúscula, de nuevo la preposición de y por último el año.

Si el papel no tiene membrete impreso, primero se pone el nombre de la población desde donde se escribe. En las cartas familiares o de mucha intimidad suele suprimirse el nombre del destinatario y la población.

Por ejemplo:

Moscú, 21 de septiembre de 2002

O

21 de septiembre de 2002 (si en el membrete ya consta Moscú)

El nombre de la población se escribe siempre seguido de una coma.

La dirección interior es la misma dirección que aparece en el sobre; se escribe debajo de la fecha, pero en el margen izquierdo. En el caso de que la carta vaya dirigida a una persona individual, el tratamiento se escribe en abreviatura, siempre con mayúsculas, a continuación el nombre y apellidos o razón social. En el renglón siguiente y siempre con el mismo margen izquierdo se pone el nombre de la calle y el número, el piso y la puerta; en la línea siguiente, el número de código postal y ciudad; en el caso de que esta no fuera capital de provincia, se debe colocar el nombre de la provincia entre paréntesis; por último, debajo y con idéntico margen izquierdo el nombre del país.

Cuando el destinatario es el directivo o uno de los directivos de la empresa, se suele consignar su cargo en el segundo renglón, por debajo de su nombre.

Ejemplo:

Sr. D. Ramón Muñoz

Director General de ...

Calle San Francisco, 18, 1., 3.

08010 Logroño

ESPAÑA

El asunto u objeto expresa el motivo (el tema) principal de la carta resumido en una o dos palabras. Se emplea para facilitar la clasificación y archivo de la correspondencia. Suele ir impreso en el papel y es opcional.

Ejemplo: Asunto: cursos de verano

Las referencias. En la mayoria de papeles de empresa ya impresos existe un espacio especial destinado a las referencias y señales junto al margen izquierdo del folio con las siguientes abreviaturas:

s/ref. – n/ref., s/escrito – n/escrito.

su referencia – nuestra referencia – su escrito – nuestro escrito

La línea de atención sirve para que la carta llegue al departamento o a la persona encargada o en caso de ausencia a quien lo hubiera reemplazado en el puesto.

Ejemplo: A la atención de D. Rodrigo Martínez

El saludo. La fórmula del encabezamiento variará según la relación que exista entre el remitente y el destinatario.

Si la carta se escribe a una persona con una cierta categoría social o intelectual el tratamiento puede ser siguiente :

Distinguido señor :

Distinguida señora :

Cuando existe cierta relación pero no lo suficientemente estrecha para tutear, y se trata también de alguien socialmente importante, se escribe :

Distinguido amigo:

Distinguida amiga:

Cuando el grado de intimidad es mayor, se escribe :

Querida amiga o Querida X

Querido amigo o Querido X

Las cartas que se escriben entre jefes y subordinados guardarán un aire respetuoso, siempre en relación y proporción con el trato que se acostumbre mantener en la empresa. Así, si se trata de escribir al director de una firma se dice :

Sr. Director o Distinguido señor

Cuando la destinataria de la carta es una mujer, se seguirán las mismas normas citadas antes. Si es joven y soltera se le dara el tratamiento de señorita. Si está casada o ha entrado ya en la madurez, se la tratará de señora. A partir de cierta edad suena un poco ridículo el tratamiento de señorita, aunque se trate de una mujer soltera. Cuando las cartas se dirigen a altas personalidades del mundo político, religioso o militar, se emplean los tratamientos correspondientes (vea Anexos ) .

Con el transcurso de los años muchas fórmulas han caído en desuso, así ha ocurrido en el caso de expresiones demasiado extensas y muy rebuscadas. De modo que el punto de referencia en la elección entre las distintas posibilidades tendrá que ser, como siempre, la concisión y la elegancia.

Los saludos que se usan habitualmente son:

Señor/ Señores;

Distinguido señor/Distinguidos señores;

Estimado señor/ Estimados señores;

Muy señor mío/ Muy señores míos;

Muy señor nuestro/ Muy señores nuestros.

En todo caso hay que tener en cuenta que en el saludo no se suelen emplear abreviaturas.

Cuerpo de la carta.

No es obligatorio hacer una introducción antes de hablar del tema central, pero es conveniente para evitar rigidez y conseguir un aire más agradable e íntimo.

La introducción está formada, generalmente, por frases hechas, que se eligen según el contenido de la carta o la oportunidad del momento.

El cuerpo de la carta es la parte principal de la carta. Suele ser dividido en párrafos lo que facilita la lectura de la carta.

El texto debe ser breve, sin frases rebuscadas ni repeticiones absurdas, claro, concreto, con un estilo natural y sencillo, pero a la vez prudente y cortés hacia el cliente.

Cierre o complementos constituye el final de la carta y está formado por:

· Despedida.

· Firma.

· Nombre del responsable de la carta.

· Cargo o título del que la firma.

· Anexos o adjuntos.

· Postdata.

La despedida se redacta con fórmulas sencillas y cortas que generalmente se unen al último párrafo.

En este aparte y sólo en este se enviarán saludos o abrazos, se expresarán deseos para el destinatario. La despedida debe guardar relación con el encabezamiento. No se enviarán abrazos a quien antes se ha tratado de distinguido señor. Abrazos se envían sólo a familiares y amigos, y los besos se reservan para los familiares más íntimos.

Ejemplos de algunas fórmulas de despedida:

Recibe mi cordial saludo

Un atento saludo

Un cordial saludo

Les saludamos atentamente

Cuando la carta, y por lo tanto el cierre, están redactados en primera persona, se pondrá punto detrás del cierre.

Cuando la carta y el cierre se hayan redactado en tercera persona, debe utilizarse la coma detrás del cierre y antes de la firma.

La firma le da autenticidad y valor a la carta, se pone entre el cargo y el nombre sea cual sea el orden de colocación que se haya elegido para estos.

La firma debe ser siempre legible. En las cartas que se envían a personas que no conocen al remitente les puede resultar un enigma adivinar el remitente.

Si la carta está destinada a un familiar o amigo se firmará con el nombre.

En las cartas comerciales y profesionales se usan el nombre y el apellido respectivamente.

Los anexos o adjuntos son aquellos documentos que acompañan una carta: facturas, recibo, copias, cheques y demás.

Siempre se espicifica detalladamente lo que se ha remitido colocando la palabra Anexo junto al margen izquierdo de la siguiente manera:

ANEXO: 1 factura.

ANEXOS: 1 factura

1 talón f.c.

La postdata (P.D.) se añade al final del escrito, después de la firma, generalmente, en el margen izquierdo. La finalidad es hacer constar algo importante que se había olvidado mencionar en el cuerpo de la carta. También se utiliza cuando se quiere aclarar algún punto que pudiera quedar oscuro. Se introduce con las iniciales P.D., pudiendo también utilizarse P.S. (post scriptum) o N.B. (nota bene).

TEXTOS PROTOCOLARIOS

Los textos protocolarios son mensajes elaborados por

amabilidad y cortesía. Su objeto, en general, consiste en

establecer y mantener lazos personales entre el emisor y el

receptor y su contenido y objetivo no guardan una relación directa con la actividad comercial de la empresa, ya que se trata de escritos dirigidos a personas concretas y casi siempre con motivo de ocasiones especiales (premios, inauguraciones, natalicios, promociones de personal, etc.).

Esta clase de comunicación suele dirigirse (entre otros) a clientes, proveedores, colaboradores, representantes de otras empresas, etc.

La configuración de tal tipo de textos es independiente del hecho de que se trate de una comunicación interna o de una comunicación externa.

Así suelen utilizarse estructuras de textos convencionales (cartas, tarjetas, invitaciones) y los mensajes suelen ser breves y, su estilo, elegante.

A pesar de que no es imprescindible, en estos textos se utilizan aquellos tratamientos que denotan un mayor respecto, sin descartar el uso ocasional de tratamiento de carácter claramente protocolario.

1. CARTAS DE OCASIÓN ESPECIAL

1.1 Autopresentación.

Date: 2015-12-11; view: 3336